世間には「メールチェックは決まった時間にしろ」や「１日２回」といった仕事術がありますが、これは本当に良い仕事術でしょうか？
確かに”あなたの”仕事は邪魔されずに進むと思います。
しかし、“相手の”仕事は滞ってしまうかもしれません。
例えば、あなたがメールで「２日後の会議で使う資料を作って欲しいが、対応可能か？」と問い合わせた場合に当日もしくは翌日まで返事が来なかったら不安になりませんか？
結果が対応不可だとしても１０分後に返事が来る方が良いと思いませんか？
上記は極端な例ですが、メールでアクションを投げかけられたらすぐに反応しましょう。これが出来ない（＝返信できない）人は、たいてい仕事が遅いです。
メールを見れば返信はできる
メールをすぐに返せない理由はおおむね以下の理由に二分できます。
- 聞かれている内容を理解していない
- 自分の予定、業務状況を把握していない
しかし、どちらの理由にせよ、実はメールは返せます。内容は簡単です。
「ｘｘ（期日）までに確認します。」
の一文だけで良いのです。
メールの返信は相手に安心感を与える
すぐに回答できるなら、回答するに越したことはありません。しかし、回答できない場合でも「確認して回答します」と事前に伝えておくだけで、相手に「確認中」＝「あなたの依頼に対応しています」ということが伝わります。
相手からすれば返事がないまま放置されると「もしかして、読んでない？」、「忘れてる？」など余計な不安感を与えてしまいます。
メールはLINEなどと違って、相手に既読が伝わりません。
相手の立場に立った時
- 問題ないから返事がないのか
- 忙しすぎて返事ができないのか
などが分かりません。
それでも期日までに返事が来るなら良いのですが、最悪なのは期日を過ぎてから届く
- 見落としていました
- 忘れていました
のメールです。
それらを払拭するために催促するのも手ですが、催促しにくい時もあるでしょう。
催促はしにくい。でも、期日には確実に間に合わせたい、とモヤモヤするかもしれません。
こういった余計な不安感や心配は仕事のパフォーマンスに影響が出ます。相手のことも考えられてこそ一流だと、私は考えます。
メールを見ない人は効率が悪い可能性も・・・
記事冒頭で述べた通り、たまに朝イチだけ、昼だけなど決まった時間にしかメールチェックしない人がいますが、自分本位な仕事の進め方をしている可能性があります。
メールが来るたびに反応していたら、集中力が途切れる、邪魔されたくない、など色々な意見がありますが、そもそも集中力はそんなに持ちません。メールチェックくらいスキマ時間にできます。
そんな対応より、メールの処理速度を上げた方がよほど効果的な可能性もあります。
時間で区切ることが最適かどうかは一考の余地があると思います。
※人それぞれに最適な仕事術は違うので、否定はしませんが、これが良いとは思っていません。
まとめ：メールを返信できない理由が見当たらない
メールを読んで回答できるなら回答すれば良い。確認するなら「確認します」と書けば良い。
極端なことを言うと、メールを読んだのに返信しない人の思考が分かりません。
いつかやらないといけないなら、今やれば良いじゃないですか？
その無駄に寝かせた空白の期間が何を生みだしてくれるのですか？
かなり批判的な意見を書いていますが、実際にメールの返信が遅い人で仕事が出来る人を見たことがありません。仕事が出来る人はメールに限らず行動が速いのです。
もちろん、本当に急いでいる場合はメールではなく電話すべきですけどね。
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